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2007年3月22日 (木)

仕事の進め方① ”信頼は仕事の効率の基” 第2編

昨日の続きです。  

http://oda-office.cocolog-nifty.com/blog/2007/03/post_ca7c.html(昨日の内容)

なぜ、昨日説明した、仕事の流れだとうまくいかないか?

各工場から提出される人事データ(個人情報や勤怠情報)の納期が毎月5日です。そして経理部への提出が毎月13日。1週間とっています。

これは、計算過程でのトラブルを想定した納期です。想定しているトラブルも「人事部内」という内輪のトラブルです。

内輪のトラブルを防止するために、1週間をとっているのです。

「5日が納期」というのは工場にとっては、とても早いのです。個人情報の変更など、5日以降に発生する案件も多くあります(特に退職者情報など)。

従って、5日を過ぎても、各工場から「人事データに追加がありますが、まだ大丈夫ですか?」という問い合わせが多数発生します。

追加情報の多くは、手当金額に関わったり、退職情報だったりなど、その月で処理しないと問題がある案件です。

だから、人事部としては受けざるを得ません。そうすると、給与計算業務の工程の一部は再処理をしなければなりません。

追加情報が日にちをまたいで複数件発生するとどうなるか・・・再処理を行なう過程で、どこまでの工程の処理が済んだのかが、わからなくなってしまうことがあるのです。

さらに再処理を行なえば、チェックも必要です。結局は追加情報の処理のために時間と労力と”ミス発生”等の品質の不安を抱えてしまうのです。

「工場のデータには不備があるから、納期は早めにしよう」というように、工場が間違うことを前提に(信頼していないことを前提に)仕事を進めているのです。案の定、データの信頼性は今ひとつになります。

さらに経理部の「13日納期」も人事部と同じ考え方です。

工場・人事部・経理部と3部門にまたがる仕事を、自部署の身の安全を第一に考えるのです。

その結果、仕事の品質はよくなりません。追加データは一向になくなりません。

そのことを、人事部は「工場の責任だ」、経理部は「人事部の責任だ」と、責任のなすりあいになってしまうのです。

こういう状態になったとき、どうすればよいのでしょうか? 次回続きます。

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